開會(huì)，首先必須得了解會(huì)議的意義、目的，為什么開會(huì)，這是現(xiàn)代社會(huì)的會(huì)議一大弊病。會(huì)議首先是一個(gè)集思廣益的渠道，是顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在，是一種群體溝通的方式。真正了解開會(huì)的意義，那么目的就不是那么的難以理解。通過開會(huì)，可以開展有效的溝通，傳達(dá)咨詢，監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾，達(dá)成協(xié)議與解決問題，資源共享，開發(fā)創(chuàng)意，激勵(lì)士氣，鞏固主管地位。通過理解了開會(huì)的意義與目的，那么，會(huì)議就有了一個(gè)很好的方向。其次，知道會(huì)議的種類以及頻率可以準(zhǔn)確的判斷在何種情況下需要一個(gè)什么樣的會(huì)議，從而達(dá)到會(huì)議的最終目的。通過在思想層面對(duì)會(huì)議有確切的認(rèn)識(shí)，形成一個(gè)具體的會(huì)議體系，高效的會(huì)議就已經(jīng)到達(dá)的一半的效果。

常常聽到一句話，細(xì)節(jié)決定成敗。一個(gè)小小的錯(cuò)誤或許就會(huì)讓一切崩潰，一切準(zhǔn)備都被毀去。一個(gè)高效的會(huì)議，不只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單了解其背后的主旨就能完事，會(huì)議前的準(zhǔn)備，會(huì)議中的靈機(jī)應(yīng)變，會(huì)議后的完美結(jié)尾，都是會(huì)議效率中不可缺少的關(guān)鍵因素。首先，會(huì)議前的準(zhǔn)備，主要是確定是否要開會(huì)、準(zhǔn)備工作的作用、準(zhǔn)備工作核對(duì)單、主持人的準(zhǔn)備工作。通過準(zhǔn)備工作，可以選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式，并且使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循，可以清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)，從而節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突。而準(zhǔn)備工作核對(duì)單是準(zhǔn)備工作的具體形式，它能更好的使參會(huì)者了解會(huì)議的各種方面的信息，是必不可少的。會(huì)議的主持人其實(shí)是貫穿會(huì)議的整個(gè)流程的，是會(huì)議中最關(guān)鍵的因素。主持人在會(huì)議前可以通過設(shè)定溝通目標(biāo)，制定行動(dòng)計(jì)劃，預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)，并且進(jìn)行SWOT分析，這些準(zhǔn)備工作的完成，就能使主持人在會(huì)議的開始時(shí)有一個(gè)完美的開始。其次，在會(huì)議的進(jìn)行中，很多人都遇到過各種各樣的突發(fā)情況，這不只是需要在會(huì)議的準(zhǔn)備工作中多下心思，更要學(xué)會(huì)在會(huì)議中靈機(jī)應(yīng)變，能夠很好的解決會(huì)議中出現(xiàn)的突發(fā)事件，避免不必要的尷尬狀況。而這一切就需要主持人能夠發(fā)揮其作用。主持人必須學(xué)會(huì)傾聽，并且掌握實(shí)際的說話技巧。可以通過點(diǎn)頭且微笑，眼神的接觸，發(fā)出傾聽的聲音，身體向前傾，重復(fù)和總結(jié)，必要時(shí)做做記錄。這些具體化的技巧能夠體現(xiàn)反映一個(gè)會(huì)議的層次性，使會(huì)議具有良好的氛圍。而突發(fā)的情況中，可以用話語或非語言的暗示，也能事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制或重申會(huì)議規(guī)范，反問法，以及點(diǎn)名發(fā)言、重復(fù)問題和突出他的貢獻(xiàn)，并且用總結(jié)的方式結(jié)束。上述都是可以在特殊的情況下會(huì)議中的具體解決方式，主持人確切地應(yīng)用這些解決技巧來應(yīng)對(duì)會(huì)議中各種類型的發(fā)言者，使會(huì)議回到正確的軌道，從而使會(huì)議的高效夠體現(xiàn)出來。最后，會(huì)議的完美結(jié)束，會(huì)后跟進(jìn)是每一個(gè)會(huì)議參加成員必須的工作，必須做到作參為者的會(huì)后跟進(jìn)，作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)，自我評(píng)定，怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量和關(guān)習(xí)慣。參會(huì)者要做的跟進(jìn)是在拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀，分析不同參會(huì)者的眾生相，考慮自己任務(wù)的完成方法和會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始。主持人在會(huì)議結(jié)束后的會(huì)后跟進(jìn)工作中要認(rèn)真請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表，針對(duì)意見作出改進(jìn)措施，詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事，制定跟進(jìn)計(jì)劃、負(fù)責(zé)跟進(jìn)，如有需要找高層協(xié)助，如計(jì)劃進(jìn)行順利、取消消磁會(huì)議，會(huì)議之后檢討得失。會(huì)議的具體流程到此就已經(jīng)結(jié)束，一個(gè)高效的會(huì)議是每一個(gè)會(huì)議者都想要的結(jié)果。而高效并非是想要就能得到，它需要認(rèn)真的準(zhǔn)備態(tài)度和認(rèn)真的會(huì)議精神。

不知大家是否已經(jīng)了解如何開一個(gè)高效會(huì)議？如要開一個(gè)高效的會(huì)議，為提高下次會(huì)議的質(zhì)量，把我就這樣來吧。只有必要時(shí)才開會(huì)，會(huì)前要做準(zhǔn)備，事先頒發(fā)議程，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，有意識(shí)把握會(huì)議的方向，注意力集中在政策和行動(dòng)上，會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論，會(huì)議成功只有用結(jié)果衡量，強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定，鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點(diǎn)，刪除重復(fù)的話題。概括來說，高效會(huì)議的關(guān)鍵就是上述十條，其具體的技巧也是對(duì)高效會(huì)議具有指導(dǎo)性的。